Мультитаскинг - это многозадачность. Работа в режиме многозадачности. Multitasking. Как определить профессиональные качества, необходимые для любой вакансии Многозадачный режим

Современные начальники ожидают от своих подчинённых умения работать в режиме многозадачности. Это подтверждает статистика сайтов по поиску работы. С начала 2016 года на HeadHunter.ru было размещено больше 40 тысяч вакансий, на которые требовался сотрудник, способный "работать в режиме многозадачности". Общее число вакансий, где требуется "и чтец, и жнец, и на дуде игрец" и вовсе превышает 311 тысяч. Чаще всего таких специалистов ищут в таких сферах, как "продажи" (11 тыс. вакансий), "административный персонал" (7,2 тыс. вакансий), "маркетинг" (5,8 тыс. вакансий).

Страдает качество

Я очень часто получаю запросы от владельцев бизнеса на поиск сотрудника, который может решить все проблемы сразу, обладает "комплексом супермена". Очень часто менеджеры не задумываются о том, что, когда такой боец выполняет несколько функций одновременно, снижается качество выполнения задач. Да и сложно представить, что существуют люди, обладающие компетенциями во всех сферах, - говорит Светлана Петровичева, управляющий партнёр кадрового центра "21 век".

Каким бы хорошим ни был специалист, сильных сторон не может быть десять, максимум две-три, подтверждает представитель компании AG Gustav Kaeser Training International Rus (тренинги по продажам и управлению персоналом) Алексей Фролов.

Парадокс многозадачности состоит в том, что специалист будет стремиться сделать хорошо то, что он делает хуже. А то, в чём он действительно профессионал, будет сделано хуже, чем могло быть, - констатирует он. - Часто можно встретить вакансии, например, в PR-сфере, где от специалиста помимо навыков написания текстов и общения со СМИ ожидают знаний дизайнера-верстальщика, интернет-аналитика, рекламиста, маркетолога.

"Многозадачности от своих подчинённых требуют руководители, которые хотят сэкономить. Но это может дать положительный эффект лишь в краткосрочной перспективе, но в долгосрочной – это проигрыш"

Когда создавался отдел копирайтинга в агентстве интегрированных коммуникаций Comunica, запросов на тексты приходило гораздо больше, чем могли написать сотрудники (на тот момент важно было "поднажать"), вспоминает директор подразделения Дарья Анжело.

Постепенно отдел рос, но мы продолжали работать в таком же бешеном темпе, пока я не заметила, что качество текстов начало снижаться. Чтобы создать классный контент, необходимо не только профессиональное мастерство, но и время. Если райтера прессовать и постоянно отвлекать от текущей задачи, велика вероятность ошибки. Поэтому сейчас мои сотрудники могут работать из дома, из парка и из любого места, где им удобно это делать. У них есть время для путешествий, наблюдений. Главное, чтобы качество выполненной работы было на высоте, - это наша репутация.

Многозадачность - удел новичков

По данным аналитиков кадрового центра "21 век", чаще других своих сотрудников перегружают руководители стартапов, так как нередко именно там требуются разносторонние люди, которые могут ориентироваться сразу во многих сферах. Игорь Полонский, основатель и руководитель event-агентства "Режиссёрская версия", убеждён: многозадачные сотрудники актуальны лишь на этапе становления бизнеса, но позднее компания может остановиться в развитии. Бизнесмен убедился в этом на своём опыте:

Изначально казалось наиболее эффективным нанять сотрудников, которые делают всего понемногу, чтобы во время простоя они могли заниматься поиском клиентов, а в случае появления проекта сосредоточиться на работе с ним, - объясняет он. - Однако с течением времени мы отказались от практики многозадачности в сторону узкой специализации сотрудников. Выяснилось, что человек со строго определёнными обязанностями может обрабатывать гораздо больше проектов.

По словам Полонского, результаты отказа от многозадачности стали ошеломительными: если за первый год было реализовано порядка 10-12 проектов, то минувший "Режиссёрская версия" завершила более чем 40 мероприятиями. По мере развития компании некоторые узкие специализации сделали ещё уже, а ряд функций разделили на подфункции. В компании говорят, что с каждой новой вакансией предполагаемый функционал сотрудника становится всё уже, а список требований - всё короче.

"Если ты строишь систему, в которой за каждую функцию отвечает отдельный человек, многозадачному сотруднику не находится в ней места. Какое-то время он ещё может поработать, но в итоге будет проигрывать узкоспециализированным коллегам, которые с каждой отдельной задачей справляются эффективнее и быстрее"

Верное решение

В компании Gravion Group, специализирующейся на реализации инвестиционных проектов в сфере строительства, целенаправленно продумывают и решают, как сократить количество задач и равномерно распределить их между членами команды, которые сосредотачиваются на одном проекте, чтобы выполнить его как можно быстрее. По подсчётам менеджмента, чёткое разделение труда позволило увеличить производительность бизнеса на 30%.

Для тех, кто работает в Москве, многозадачность и стрессоустойчивость - это вполне понятные требования. Когда-то мы тоже хотели жить так, но в итоге отказались от этой модели: работа оказалась неэффективной, а результат посредственным, - комментирует Юрий Неманежин, управляющий партнёр группы. - Так называемый agile-подход позволяет, во-первых, максимально снизить количество ошибок (а в случае их появления оперативно реагировать) и оптимально увеличить эффективность работы; во-вторых, снижается уровень стресса для всех сотрудников, так как понятны задачи, сроки и механизмы реализации. Надо только хорошо делать свою работу.

Несомненное преимущество отказа от многозадачности - это безболезненная смена любого сотрудника. Компания не уязвима, так как очень просто найти замену для одной из функций, - говорит Светлана Петровичева из центра "21 век".

"Четкое распределение функций мы наблюдаем в "Макдоналдсе". Каждый сотрудник выполняет свою работу, и если он задействован у кассы, то не побежит мыть пол, заметив, что гость разлил кока-колу"

Управление любым коллективом упрощается, утверждает эксперт, но предупреждает, что переход компании от многозадачности к децентрализации функций не всегда лёгок. Иногда компании нужно сломать прежнюю модель, чтобы выстроить новую, но, несмотря на исполинские усилия, это того стоит.

При переходе с многозадачности к узким специализациям мы были вынуждены полностью поменять состав сотрудников. Те, кто раньше делал всё, оказались недовольны тем, что у них перехватили часть функций. Воспринимали это, будто кто-то другой выполняет их работу и получает премию вместо них, - рассказывает Игорь Полонский.

Кстати, многозадачность не нравится опрошенным предпринимателям ещё и тем, что сложно оценить эффективность сотрудников, которые работают в таком режиме, и, соответственно, непросто разработать систему мотивации в трудовом коллективе:

Когда каждый сотрудник в компании занимается сразу всем, не получается определиться, кто же делает больше и лучше, поясняет основатель агентства "Режиссёрская версия". - А вот для узкоспециализированных сотрудников гораздо проще определять KPI на основе их соответствия требованиям, предъявляемым к конкретной функции. Это упрощает процедуру премирования и делает систему мотивации более прозрачной. Например, бонусы сотрудников нашей компании теперь не зависят исключительно от оборота компании, как это было раньше.

С утверждением согласны Оксана и Михаил Смущенко, руководители торгово-строительной фирмы "Гельстер". По их словам, если в компании работают несколько "суперменов", выполняющих схожие функции, спросить результат с кого бы то ни было невозможно. Практикуя чёткое разделение труда в своей компании, за последние два года они смогли увеличить количество положительных отзывов о работе менеджеров на 80% и свести к нулю брак.

Уважаемые начальники, неужели нужны ещё аргументы?

Многозадачность – это постоянный спутник всех HR-специалистов . Даже если функционал менеджера по персоналу предполагает только подбор персонала, многозадачность, в любом случае, будет присутствовать. Если человек не способен работать в режиме многозадачности , он будет пытаться действовать поочередно, расставляя приоритеты и пытаясь успеть выполнить весь необходимый функционал в течение определенного времени. Но дело в том, что в работе HR-специалиста присутствует постоянный человеческий фактор и работать по заранее распланированному сценарию, скорее всего, не удастся. Для того, чтобы уместить запланированное в рамки рабочего дня, важно уметь работать в режиме многозадачности . Рассмотрим основные правила, которые помогут вам успешно справляться с этой проблемой.

Планируем свой рабочий день

Приведу пример расстановки приоритетов для HR-специалиста , который работает на производственной площадке в единственном лице.

1. Закрытие вакансий «заведующий складом» и «начальник смены».
2. Массовый подбор персонала (рабочие на производство).
3. Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, перевод работников).
4. Разработка локальных нормативных актов, регламентов и должностных инструкций.
5. Составление отчетности для руководства.
6. Разработка программы оценки для линейного персонала.
7. Разработка обучающих материалов для линейного персонала.
8. Разработка системы мотивации для сотрудников производства.
9. Уведомление УФМС о приеме иностранных работников.
10. Проведение адаптационных мероприятий для новичков.

Для того чтобы правильно расставить приоритеты, необходимо установить цели, на достижение которых направлены задачи сотрудника. Чем сильнее цели влияют на результат бизнеса, тем приоритетнее становится та или иная задача. Кроме постановки целей, важно оценить риски, которые грозят организации в случае невыполнения той или иной задачи. Именно эти два фактора являются определяющими при расстановке приоритетов.

Определение приоритетности задач в зависимости от целей и рисков

Задача	Цель	Риски	Приори-тетность	Статус задачи
Закрытие вакансий «Заведующий складом» и «Начальник смены»	Бесперебойная работа бизнес-системы	Сбой в функциони- ровании бизнеса, финансовые потери	Высокая	Срочная
Массовый подбор персонала (рабочие на производство)	Эффективный производственный процесс	Сбой в функциони- ровании бизнеса, финансовые потери	Высокая	Срочная
Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, перевод работников)	Учет кадров, соблюдение трудового законодательства	Несистематизированный учет кадров, штрафы в случае проверок за несоблюдение трудового законодательства	Средняя	Текущая
Разработка локальных нормативных актов, регламентов и должностных инструкций	Регламентирование процессов, соблюдение трудового законодательства	Нерегламентированные процессы, штрафы в случае проверок за несоблюдение трудового законодательства	Средняя	Текущая
Составление отчетности для руководства	Предоставление измеримых показателей работы	Существенных рисков нет	Низкая	Текущая
Разработка программы оценки для линейного персонала	Выявление некомпететных сотрудников, формирование внутреннего кадрового резерва	Низкое качество работы некомпетентного персонала	Высокая	Срочная
Разработка обучающих материалов для линейного персонала	Повышение компетентности и как следствие – качества работы сотрудников	Низкое качество работы необученного персонала	Высокая	Текущая
Разработка системы мотивации для сотрудников производства	Повышение заинтересованности и как следствие – качества работы сотрудников	Низкое качество работы незамотивированного персонала	Высокая	Срочная
Уведомление УФМС о приеме иностранных работников	Соблюдение законодательства	Штрафы за несоблюдение миграционного законодательства	Высокая	Срочная
Проведение адаптационных мероприятий для новичков	Улучшение внутрикорпоративных коммуникаций и качества работы сотрудников	Возможно повышение текучести и ухудшение качества работы нового сотрудника. Существенных рисков нет	Средняя	Текущая

Как мы можем увидеть, сверхсрочные задачи в таблице отсутствуют, срочные и текущие задачи распределены поровну. Планируя свой день, важно уделять максимальное количество времени решению срочных задач, при этом оставляя небольшой запас времени для решения задач текущих.

Любую задачу необходимо разделить на процессы. Даже если задача глобальная и требует значительных временных затрат, так гораздо легче будет ее реализовать.

Учимся переключаться

Умение переключаться необходимо для сохранения концентрации внимания, то есть сосредоточенности на задаче и интереса к выполняемой работе. Именно однообразные действия снижают устойчивость внимания. В процессе переключения с одной задачи на другую необходимо учитывать следующие моменты:

• Контраст динамики процессов.
• Временной фактор.

Процесс, на который вы переключаетесь, должен отличаться по динамике от основного процесса: это ключевое правило конструктивной работы. Например, как директор по персоналу вы заняты разработкой регламента, на который отвели себе определенное время, допустим, два часа. На середине процесса вы можете переключиться на другую, более живую задачу, например, провести телефонные интервью с кандидатами. Также желательно переключаться на более легкую и интересную для вас деятельность: это психологически легче, и переключение, помимо конструктивного влияния на ваше внимание, будет воспринято как отдых и разгрузка для мозга.

Относительно временного фактора следует отметить, что переключение должно быть ограничено во времени, то есть основная деятельность, с которой вы переключились на второстепенную, должна таковой оставаться. Допустим, ваша сегодняшняя основная задача – мониторинг рынка труда по уровню заработных плат. вы определили для себя время на выполнение данного функционала: три часа. Каждый час переключайтесь на другую, второстепенную задачу, выделяя на ее выполнение 15-20 минут. Таким образом, на выполнение основной и нескольких второстепенных задач у вас уйдет четыре часа, вместо трех, которые вы заложили на основную задачу. Но ваша продуктивность существенно возрастет и, помимо большого блока аналитической работы, вы сможете выполнить еще ряд функциональных обязанностей без потери качества работы.

Выполняем одновременно разные действия

Конечно, на самом деле, делать несколько дел одновременно нереально: в любом случае, вы делаете одно дело, мгновенно переключаясь на другое. Но для выполнения незначительных по трудозатратам задач все же возможно одновременно выполнять несколько действий. Например, разговаривая по телефону, можно разбирать и подписывать документы, или, общаясь с коллегой, - просматривать электронную почту.

Главное, чтобы процессы, которые вы выполняете параллельно, были больше механическими, чем тактическими, и не требовали от вас значительных умственных усилий. Ежедневно развивая в себе способность делать несколько дел параллельно, вы сможете значительно повысить свою продуктивность и оптимизировать временные затраты в течение рабочего дня.

Нейтрализуем пожирателей времени

Пожиратели времени, или хронофаги – это мощный негативный фактор, работающий на отвлечение специалиста и отнимающий его временные ресурсы. Рассмотрим типичных пожирателей времени и возможные способы борьбы с ними.

• Социальные сети, развлекательный контент. Интернет в рабочем процессе должен использоваться только для работы. Это правило, не требующее обсуждения. Если рассуждать более глобально, социальные сети-это, прежде всего, обмен информацией. Избыток информации ведет к стрессам и нервным перегрузкам. На работе вы и так получаете большое количество информации. И если прибавить к ней поток бесконечного сетевого мусора, который мы потребляем, о продуктивности можно просто забыть. Возьмите за правило не заходить в социальные сети на работе. Делайте это по пути домой, вечером, если без социальных сетей не обойтись.
• Личные звонки. Общение с друзьями и родными по телефону в течение рабочего дня лучше свести к минимуму. Во-первых, вы тратите на них драгоценное рабочее время. Во-вторых, личные разговоры – это мощный отвлекающий фактор, после которого вам сложно настроиться на работу: вы продолжаете обдумывать свои личные дела и проблемы, которые необходимо решить. В-третьих, скажу вам по секрету, подобные разговоры очень раздражают руководство. Умейте работать, находясь на работе: личные звонки и sms лучше оставить на обеденный перерыв, когда можно спокойно обсудить все, что касается вашей личной жизни.
• Люди-хронофаги. Есть такие люди, которые сами не работают и другим не дают. Придут, заглянут в глаза и начнут растекаться мыслью по древу, обсуждая часами пустяковые вещи. Не поощряйте их словоохотливость. Умейте говорить нет, тактично заканчивать разговор. Иначе такое общение может стать регулярным. Если вы видите, что коллега злоупотребляет вашим гостеприимством, заканчивайте этот диалог, а, точнее, монолог, любыми доступными способами. Начните писать электронное письмо. Произнесите фразу, завершающую беседу: «Я вас услышал», «Я вас понял», «Спасибо, все ясно». Сошлитесь на неотложные дела.

Даем себе своевременный отдых

К сожалению, сегодня регулярные перерывы на отдых стали большой редкостью. Мы едим, пьем, слушаем музыку, не отрываясь от монитора компьютера. Отдых без отрыва от работы-это не отдых, а удовлетворение физиологических потребностей. Как-то в одном научном журнале я прочитала, что, если человек страдает бессонницей, волноваться не стоит: главное, лежать в постели, организм воспримет это как сон. Так и в работе: если мы сидим перед компьютером, даже вкусный обед не будет воспринят как отдых: наш бедный организм будет думать, что работа продолжается.

Работа без перерывов – это мощный стрессовый фактор. Нужно хотя бы каждые два часа выходить на улицу, пить чай, выключать экран монитора. Даже десять минут отдыха способны благотворно действовать на сотрудника, особенно если он работает в режиме цейтнота.

Отключаемся от дел после окончании рабочего дня

Так же, как вы выключаете компьютер по окончании рабочего дня, важно уметь отключать собственный мозг от рабочего процесса. Без отключения вы не отдыхаете, постоянно прокручивая в голове рабочие вопросы, которые необходимо решить.

Как забыть о рабочих вопросах до начала следующего трудового дня? Во-первых, не приучайте коллег и руководителей беспокоить вас в выходные и по вечерам. Во-вторых, оставляйте нерешенные дела на работе. Запишите все свои задачи и оставьте на рабочем столе. Таким образом, вам не придется держать в голове все то, что предстоит выполнить. И последнее: не берите работу домой. Если есть острая необходимость выполнить какие-то задачи, лучше придти в офис в выходной день, чем впускать работу в свое личное пространство. Умейте отделять работу от личной жизни, гармония – это важная составляющая любой личности, даже если эта личность неисправимый трудоголик и амбициозный карьерист.

Еще в детстве нам говорят, что для того, чтобы все успевать, надо приступать к заданиям вовремя. Но проблема в том, что мы просто о них забываем или отодвигаем из-за более важных на наш взгляд дел.

Рабочий день ответственного сотрудника чаще всего состоит из:

• Событий, жестко определенных в календаре

У таких событий есть точное время начала и окончания, например, встречи, переговоры, выступления с докладами, проведение обучения, интервьюирование и пр.

• Рутины

Это ежедневные задачи, которые могут выполняться одновременно и параллельно друг с другом. Их количество непостоянно, а точное время начала и окончания работы по ним неизвестно. Это может быть: принятие решения по ежедневным задачам, консультирование подчиненных по срочным вопросам, подготовка ежедневных отчетов, разбор почты и пр.

В процессе работы ответственный сотрудник, сталкиваясь с необходимостью организации своего рабочего времени и времени своих подчиненных, чаще всего прибегают к помощи календарей и систем, связанных с постановкой задач. Но на практике эти инструменты не всегда способны дать желаемый результат.

Так, календари помогают учитывать время только тех событий, в которых занятость сотрудника составляет 100%. Однако такой инструмент не работает при выполнении ежедневных рутинных задач, когда работа не требует полной занятости сотрудника, либо, когда время выделяется небольшими частями на выполнение сразу нескольких задач.

Классические системы автоматизации, называемые «таск-трекерами», позволяют отслеживать целевые сроки завершения задач. Но сотруднику все равно необходимо держать в голове, когда он должен приступить к выполнению той или иной задачи. Если же сотрудник работает в режиме жесткой многозадачности, то выполнение задачи может быть не начато, даже если прошла предполагаемая дата начала работы. Возникает так называемый синдром студента и растет риск срыва выполнения задач в срок.

Обычно, при таком режиме работы выделяют две основные проблемы, в которых не могут помочь вышеописанные инструменты:

• сложность определения важности задачи на момент ее поступления, и ее приоритет по отношению к прочим задачам;
• ошибка определения процента реальной загрузки сотрудника на момент принятия решения о взятии задачи в работу.

В поиске оптимального решения, компания «Первая Форма» разработала для своей автоматизированной системы новый механизм, который позволяет избежать синдрома студента, обойти невозможность работы с неструктурированным временем, и объективно оценить реальную занятость сотрудников.

В основе его работы лежит комбинация двух методов: объемно-календарного и посуточного планирования.

1. Объемно-календарный метод

В данном методе одним значением указывается количество рабочих часов (дней, минут), которые должны быть потрачены на выполнение работы в интервале ее длительности, т. е. указанные трудочасы могут быть истрачены в любой момент, в период с начала выполнения работы и до ее завершения.

2. Посуточный план

Метод позволяет указать конкретный день (дату), в течение которого будут истрачены трудочасы. При этом, на одну задачу может быть отнесено несколько значений на разные даты. Метод позволяет вносить как плановые, так и фактические трудозатраты.

Оба метода могут быть использованы одновременно.

Оценка трудозатрат объемно-календарным методом может быть выполнена двумя способами:

• пользователь может получить оценку извне; например, руководитель выделяет общее количество часов на выполнение задачи;
• пользователь сам вносит свои планируемые трудозатраты в любых временных единицах; при этом есть возможность акцепта введенного времени у своего руководителя или профильного специалиста.

После этого «Первая Форма» автоматически распределяет величину объемно-календарного плана по отдельным дням на промежутке времени между датой старта и датой планируемого завершения задачи. Таким образом, получаются величины посуточного плана: количество плановых рабочих часов на каждый день.

Встроенный алгоритм распределяет часы по правилу «early-start», когда максимум рабочих часов приходится на начало рабочего периода. Это позволяет сразу избавиться от синдрома студента и снизить риск просрочки задачи.

Безусловно, автоматика может не знать каких-то деталей и особенностей выполняемых работ. Поэтому разработчики, вместо того, чтобы совершенствовать и усложнять систему, предоставляют пользователю возможность самому откорректировать план, предложенный системой, и внести распределение часов по дням вручную:

Таким образом, происходит переход от ввода общего количества часов по задаче к посуточному распределению.

На основании полученных данных система строит табель трудозатрат сотрудника. В этом представлении видно, какими задачами и в каком количестве должен заниматься исполнитель в течение каждого из дней, чтобы весь объем необходимой работы был завершен в срок по каждой из задач.

В этом интерфейсе пользователь, наблюдая всю свою ожидаемую загрузку на каждый день, может перепланировать собственную работу, т.е. перенести плановые трудочасы с одной даты на другую. Это позволяет сотруднику обеспечить себе наиболее комфортную, равномерную нагрузку, без какого-либо ущерба для сроков завершения задач.

Если посуточное распределение было выполнено любым методом (автоматически или вручную, из формы отдельной задачи или через Табель), то в «Первой Форме» формируется повестка дня – Агенда.

Агенда подсказывает сотруднику, на какие задачи и в каком количестве он должен выделить свое рабочее время. Она включает в себя как статические задачи из рабочего календаря, так и из задач, на которые было выделено время методом посуточного планирования.

И Агенда, и Табель трудозатрат не дают четкого распределения времени старта и окончания задач в течение рабочего дня. Но зато они позволяют сотруднику увидеть план работ на день по каждой из задач, и эффективно спланировать свой день и неделю. Сотрудник, ежедневно пользующийся Агендой, избавлен от риска незавершения задачи в срок – ему всего лишь достаточно тратить свое время на работы, рекомендуемые системой.

Еще одна важная особенность «Первой Формы» - использование посуточных трудозатрат при подготовке отчетности о планируемой загрузке исполнителей. Принципиальное отличие состоит в том, что эти отчеты учитывают индивидуальные особенности выполнения каждой из задач, и то, как именно сотрудник распределил свое рабочее время на всем ее протяжении.

Руководитель, анализирующий план работы отдела, может быть уверен: если в Табеле сотрудника присутствуют свободные часы, то они могут быть использованы для выполнения вновь поступившей задачи, при этом все прочие работы не пострадают, и будут завершены вовремя.

Дополнительная информация на сайте компании «Первая Форма»

Партнерский материал

и почти все мы вынуждены работать в режиме многозадачности. Мы решили разобраться, как не вступать в конфликт со своим мозгом и при этом успевать все. Оказывается, это не так сложно.

Многозадачность – не вариант

Да, может казаться, что вы делаете много дел одновременно: отвечаете на звонок, параллельно выставляете счёт клиенту, ещё и кому-то в мессенджере пишете… Но на самом деле вы не выполняете много задач одномоментно, вы быстро переключаетесь между ними . Вместо того чтобы закончить одно дело и начать другое, вы прыгаете между процессами, по ходу растрачивая силы: вы теряете время на попытках вновь и вновь сосредоточиться на незаконченной задаче, у вас возникает нервное напряжение и даже…. падает IQ!

Поэтому вместо того чтобы привить вам умение работать в условиях многозадачности, мы предлагаем превратить вашу многозадачность в комфортную и простую последовательность дел. Больше никаких стрессов: вы будете работать в спокойном режиме, а успеете больше. Несколько ценных советов на этот счет мы нашли в книгах «Миф о многозадачности» Дейва Креншоу и «Однозадачность» Деворы Зак .

Творческие методы борьбы с отвлечениями

Иногда нужно применить смекалку и творческий подход, чтобы избавить себя от лишних переключений на сторонние задачи. Вот несколько приёмов, которые вам помогут. Обращаем внимание: это не навыки многозадачности, а наоборот - методы избавления от нее:

● Повесьте на дверь офиса табличку «Я занят(а)».
● Установите программы, блокирующие социальные сети в
определённые часы.
● Применяйте техники управления временем вроде Pomodoro.
● Не переносите на потом дела, которые занимают не более 5 минут.
● Отключайте Wi-Fi и передачу данных у сотового телефона.

Просто отключите телефон

Автоматизируйте выполнение задач

Некоторые задачи можно и нужно делегировать специальным сервисам. Скажем, если вы ежедневно составляете договоры, то стоит задуматься о том, как оптимизировать этот процесс. Например, CRM-системы автоматически , подставляя туда данные о клиентах.

Это лишь малая доля того, на что способны CRM-системы. А что еще?

Поработали - восстановились

Умение работать многозадачно зависит еще и от того, умеете ли вы отдыхать. Делайте регулярные перерывы. Не работайте залпом - периодически нужно просто отдыхать и не думать о работе. Журнал Time со ссылкой на научные исследования советует без отвлечений работать 52 минуты, после чего отдыхать 17 минут. Разумеется, не нужно стараться делать всё минута в минуту - просто помните соотношение «почти час - четверть часа».

Время любит учёт

Чтобы качественно распределять время, нужно понимать, на что вы его тратите. Специалисты советуют записывать в течение дня все задачи, которые вы делаете, и указывать, сколько на них ушло времени. Можно использовать для этого специальные компьютерные программы или мобильные приложения.

Учёт времени на примере приложения SaveMyTime. Кажется, кому-то надо поменьше «залипать» в телефоне.

Posted On 11.06.2018

Как бороться с многозадачностью в современных условиях работы, когда темп всё ускоряется, а объём поступающей информации только возрастает, человек зачастую вынужден буквально разрываться между своими обязанностями, которые необходимо выполнять одновременно. Поэтому работодатели постоянно повышают требования к умению кандидатов работать в условиях многозадачности.

Что же имеется в виду под многозадачностью? Следует понимать, что это не выполнение несколько задач в одно и то же время, а умение переключаться между ними. Исследования мозга, в том числе с применением МРТ, показали, что человек не в состоянии одновременно обрабатывать всю поступающую информацию.

«Центры внимания» или, другими словами, отдельные участки мозговой активности удерживают информацию о текущих задачах и позволяют возобновлять работу с ними позже. Напрашивается вывод, что работа над несколькими задачами одновременно отрицательно сказывается на результате:

• Поступающая информация обрабатывается поверхностно
  Негативные физиологические реакции – рассеянное внимание, невозможность сконцентрироваться, сниженная скорость реакции, повышенная утомляемость, стресс
  Накапливаются незаконченные дела

Как следствие, люди, работающие над несколькими задачами одновременно, внешне могут выглядеть очень результативными, в действительности же эффективность подобной деятельности невелика. Некоторые изначально справляются с многозадачностью лучше остальных, однако этот навык, как и многие другие, можно развить.

Следующие приёмы помогут эффективно выстроить работу в условиях многозадачности:

• Грамотное планирование и расстановка приоритетов. Еженедельной и ежедневной рутиной должно стать выделение среди задач наиболее важных и сложных, которые следует поставить на первое место в списке. Менее важные и простые можно оставить напоследок.
  Конкретизация ежедневных задач, позволяющая «съесть слона по кусочкам».
  Установление сроков исполнения задач
  Последовательная реализация составленных планов и фиксирование результатов.
  Исключить работу одновременно над схожими задачами
  Использование внешних носителей избавит от необходимости держать в уме всю информацию.
  Жёсткое регламентирование и ограничение использования соцсетей в течение дня, работа с почтой в чётко определённое время.
  Смена обстановки, перерывы между большими объёмами работы
  Умение работать не смотря на внешние раздражители - фоновый шум голосов, техники, музыку и т.п.

Как видим, многозадачность может оказаться полезной. При грамотном планировании она действительно позволяет решать сразу несколько задач. Кроме того, развиваются возможности мозга. Люди, способные работать в условиях многозадачности, быстрее реагируют на изменяющиеся обстоятельства, способны моментально вникать в суть проблемы и тратить минимум времени на принятие решений в экстремальных ситуациях.

Мы привыкли восхищаться людьми, которые умеют делать всё и сразу. Совсем как Юлий Цезарь.

Опасная многозадачность

И действительно - в нашем вечно спешащем мире уже просто необходимо уметь делать несколько дел одновременно. Но несмотря на то, что всё чаще выходят технические новинки, дабы облегчить нам эту участь, начальству гораздо выгоднее поручить несколько заданий одному работнику, чем нанять нескольких работников. В этой статье мы попробуем разобраться, как справляться со всеми поставленными задачами, при этом выполняя каждую качественно.

Самая большая проблема многозадачности состоит в том, что это может снизить качество нашей работы - мы стараемся сделать несколько вещей сразу, и в, результате, мы делаем это хуже, чем если бы мы фокусировались на каждой задаче по отдельности.

Когда мы переключаемся с одной задачи на другую, наш мозг тоже должен переключиться, чтобы справиться с новой информацией. Если мы делаем это быстро, например, при многозадачности, мы просто не можем полностью сконцентрироваться на работе при каждом переключении. Таким образом, качество нашей работы страдает. И чем сложнее задачи, между которыми мы переключаемся, тем больше будет потеря качества. Например, было бы почти невозможно создать хорошую презентацию, эмоционально разговаривая с коллегой.

Многозадачность появляется чаще, когда вы работаете над проектом или заданием, от которого вы не в восторге. Например, создание годового отчета кажется вам делом не из приятных, и потому вы можете часто проверять свою электронную почту или заниматься побочными проектами, чтобы уменьшить страдания от текущей задачи.

Вот шесть советов, как препятствовать многозадачности в работе, снизить уровень стресса и стать более продуктивным:

Работая за компьютером, оставляйте открытой всего лишь одну вкладку. После выполнения задачи эту вкладку можно закрыть и открыть следующую. Говорят, что одновременно вести несколько дел помогает использование нескольких компьютерных мониторов - они решают проблемы с краткосрочной памятью и повышают продуктивность.

Прежде, чем начать работу над еще одной задачей, советуют ее предварительно разбить на подзадачи, используя технику «Помодоро». Суть этого метода в том, что, разбивая задачу (день) на структурированные части, вы сосредоточенно работаете над выполнением по 25 минут, делая кратковременные перерывы. Не забывайте, что можно использовать приложения для смартфонов, они есть и для iPhone/iPad, и для Android.

Важность планирования трудно переоценить, поэтому умение спланировать работу в режиме многозадачности будет крайне полезным. Важно научиться назначать приоритеты задачам и всегда решать в первую очередь самые важные и самые срочные. Знайте свое время, знайте свои задачи и планируйте их соответственно, советуют те, кто с этим легко справляется.

Каждый раз, когда вы идете, чтобы проверить свою электронную почту или перезвонить кому-нибудь в то время, когда вы на самом деле должны заниматься другим, сделайте глубокий вдох и не поддавайтесь искушению. Сосредоточьте свое внимание на том, что вы должны делать.

Если вы получаете звуковые уведомления, когда вам приходят письма или сообщения, выключите звук. Это может помочь вам избежать соблазна отвлекаться на посторонние дела. Для телефона есть специальное приложение Forest, которое помогает хозяину смартфона отложить устройство и сфокусироваться на работе. Приложение не позволит вам отвлекаться на любые уведомления, но позволит ответить на звонок.

Всякий раз, когда вы застали себя за выполнением нескольких дел сразу, остановитесь. Дайте себе пять минут, чтобы спокойно посидеть с закрытыми глазами. Даже такие короткие перерывы могут переориентировать ваш ум, снизить уровень стресса и улучшить вашу концентрацию. Кроме того, это даст вашему мозгу необходимый перерыв во время напряженного дня.

Понимая, что режим многозадачности сам по себе не всегда продуктивен, необходимо видеть различия между ситуациями, и понимать, когда действительно нужно выполнять несколько дел одновременно, и когда этого можно избежать. Надо стараться решать задачи по мере их поступления. За это ваш мозг скажет вам спасибо.